１、行政文書の分類に「取扱注意」文書を新設する。

　この分類を新設し文書自体に「取扱注意」を表示すれば、取扱いに当たっての注意が喚起され、うっかりミスを防ぐことになろう。
　この提案に対する主な反対意見を紹介しよう。

　「公務員は文書を中心に仕事をしているから取扱注意などの表示がなくても十分に注意している。
　面談中に相手から出た言葉であるが一人や二人の発言ではない。表現は違っても多くの相手から同様な発言があった。
　「役人は過ちを犯さない」という意識はここまで徹底しているのかと驚きであった。フール・プルーフという概念がある。民間企業では周知であろうが、誰でも容易に過ちを犯す可能性があることを前提に規定や制度を作っておくことである。現にコンピュータには様々なフール・プルーフが導入されて公務員も使っている。紙文書作業に導入できない理由はない。

　以前には取扱注意文書の規程があった。　定義が曖昧だったために公務員が何にでも「取扱注意」の判を押したことから情報公開法が施行される時点で削除した。
　ある省庁の文書管理規定には「取扱注意文書」の分類が残っている。「秘密文書の指定は要しないが、その取扱いに慎重を期する必要がある文書」と定義し、「取扱注意の表示をする」とされる。
　法施行時「取扱注意文書」を削除した意図は、前向きなものとして理解できるが、理念が先行しすぎて現実がフォローしていないことは、いまだにゴム印が使用され、分類規程をしている省庁も存在することが証明している。
　定義は、例えば「作成者が一次的に情報公開法第５条のいずれかの号に該当する可能性があると判断した文書」として存続させるべきだろう。「行政文書開示請求書」のように確実に「（一部）不開示」とすべき情報が記載された文書は多数あり、少なくともこのような定型文書には　　最初から「取扱文書」を印刷しておけばよい。

　「取扱注意」文書を制定すると公務員は「注意＝不開示」と認識して情報公開の流れに棹差す。
　上記の定義に従えば、「注意」はあくまでも一次的な判断による可能性の警告にすぎないのであって、開示請求があれば別の者が開示・不開示の正確な判断を下すことになる。
　仮に公務員に指摘されるような行動が起こるとすれば従来の「原則不開示」の意識が抜けきっていないためであろう。「原則開示」の認識が徹底すれば「注意」とは「法律の求める不開示情報がどこかにあるかも知れない」ので「それを探す」という思考作業に変るはずだ。そうすれば「取扱注意」が足を引っ張る懸念はなくなるだろう。

　今の程度の情報開示請求件数では、文書作成時に「取扱注意」のスタンプを押す手間を考えると、開示請求があった時点で全部の文書を細かく点検する方が効率的である。
　将来、開示請求件数が増加した時に、すべての行政文書を詳細に点検をするよりも、ある程度大まかな分類が指定されているほうが審査の手間が省けて開示請求に迅速に対応できるようになる。仮に当面、事務量の増加があっても、５年、１０年の長期で見れば事務量の削減に繋がると思われる。
　現に、ある省では新規に文書を作成する時に開・非の分類を書類の片隅に表示することにしており、また別の省庁では文書起案書に極秘・秘・取扱注意の三分類を表示し、さらに情報公開法に対応して開示・一部開示・不開示の区別と不開示理由の６分類まで表示している。実際にすべての文書にここまで詳細な分類をつけることが出来ているかは不明だが、先を見越した対応を取ろうとする姿勢を大いに評価したい。

　文書管理規定に「取扱注意文書」を導入した上で、施錠できる場所に保存したり、文書の配布先やコピー作成を制限するなどの基準を設けることが必要だろう。施錠のない棚に保管しているからといって必ず情報が流出するというわけではないが、業務終了時に施錠するかどうかは職員の情報管理意識に大いに影響するだろう。

　集合研修の効果については一般の企業でも限界を感じているところが多いが、それに代わるものがあるかとなると難しい。研修のみに頼ることは出来ないが、研修を抜きにすることも出来ない。
　情報公開法にしろ、個人情報の保護にしろ、従来の公務員にとっては極めて新しい理念であり、発想と意識の大きな転換を必要とするものである。On-the-Jobで研修するという省庁もあるが、一体、研修できる能力のある職員がどれだけいるか、かなり疑問だ。外部に講師を求めることも視野に入れた定期的な専門研修が当面は必要だろう。
　常時、Ｑ＆Ａの形で研修情報を流している省庁もある。情報公開や個人情報保護といったセンシティブな分野では、このような恒常的な対応を併用することが望ましい。